Bail, quittance et documents locatifs : modèles gratuits 2026

Louer un logement en direct, sans agence, suppose de produire et de conserver les bons documents au bon moment. Du contrat de location signé à l'entrée jusqu'à la restitution du dépôt de garantie après la sortie du locataire, chaque étape s'accompagne d'un écrit obligatoire ou fortement recommandé. Ce guide pilier réunit l'essentiel : le bail et ses annexes, la quittance de loyer, l'état des lieux d'entrée et de sortie, et la gestion du dépôt de garantie. Pour chaque document, vous trouverez ce qui est obligatoire en 2026, les mentions à ne pas oublier et un accès aux modèles gratuits.

laubja est une application gratuite de gestion locative destinée aux propriétaires bailleurs qui gèrent leurs locations en direct. Elle génère des baux conformes, des quittances automatiques et des états des lieux numériques, en plus du suivi des loyers, de la révision IRL et de la vérification de l'encadrement des loyers. Vous pouvez parcourir ce guide, puis produire vos documents directement dans l'app, sans logiciel payant.

Les documents indispensables pour louer

La location d'une résidence principale suit un cycle documentaire précis. Les principaux documents que tout bailleur doit maîtriser sont les suivants :

• Le bail (contrat de location) et ses annexes obligatoires : c'est l'acte fondateur de la relation locative.
• Les diagnostics techniques (dont le DPE) joints au dossier de diagnostic technique, annexé au bail.
• L'état des lieux d'entrée, établi de façon contradictoire et annexé au bail.
• L'attestation d'assurance habitation du locataire, exigible dès l'entrée dans les lieux.
• Les quittances de loyer, remises au fil des paiements mensuels.
• L'état des lieux de sortie et la restitution du dépôt de garantie, en fin de bail.

Ces documents ne sont pas de simples formalités : ils protègent autant le bailleur que le locataire en cas de litige. Un bail incomplet, une quittance mal libellée ou un état des lieux bâclé peuvent fragiliser une retenue sur dépôt de garantie ou une procédure ultérieure. L'enjeu est donc d'utiliser des modèles à jour de la réglementation 2026 et de bien archiver chaque pièce.

À retenir : le bail, l'état des lieux d'entrée et les quittances forment le socle minimal. La rigueur à l'entrée (annexes complètes, état des lieux détaillé) conditionne toute la suite de la relation locative.

Le bail de location

Le bail est le contrat qui fixe les droits et obligations du bailleur et du locataire. Pour une résidence principale, qu'il s'agisse d'une location nue ou meublée, il doit être établi par écrit et respecter le contenu d'un contrat type réglementaire. Il précise notamment l'identité des parties, la désignation du logement, la date de prise d'effet et la durée, le montant du loyer et des charges, les modalités de révision et le montant du dépôt de garantie.

Les annexes obligatoires du bail

Le bail seul ne suffit pas. Plusieurs documents doivent y être joints : le dossier de diagnostic technique (dont le DPE), l'état des lieux d'entrée, la notice d'information sur les droits et obligations des parties, et, en zone d'encadrement, la mention du loyer de référence applicable. En meublé, un inventaire et un état détaillé du mobilier complètent le dossier.

La conformité du bail est d'autant plus sensible dans les zones soumises à l'encadrement des loyers : le contrat doit y mentionner le loyer de référence et le loyer de référence majoré, sous peine de sanction. Pour la trame complète et un modèle à jour, consultez notre page modèle de bail.

La quittance de loyer

La quittance de loyer atteste que le locataire a payé l'intégralité du loyer et des charges pour une période donnée. Le bailleur est tenu de la transmettre gratuitement dès que le locataire en fait la demande, et ne peut pas facturer de frais pour son établissement ou son envoi. Une quittance bien rédigée distingue clairement la part de loyer de la part de charges, et indique la période concernée ainsi que la date du paiement.

Si le paiement n'est que partiel, le bailleur délivre un simple reçu mentionnant le montant versé, et non une quittance. La quittance est un document utile au locataire (justificatif de domicile, démarches diverses) et au bailleur (preuve du paiement et de la régularité de la relation). Pour un modèle prêt à l'emploi et un générateur automatique, voir notre page quittance de loyer.

Bon réflexe : automatiser l'émission des quittances évite les oublis et les erreurs de calcul entre loyer et charges. laubja génère et envoie la quittance dès que le loyer est marqué comme payé.

L'état des lieux d'entrée et de sortie

L'état des lieux décrit l'état du logement, pièce par pièce, à un instant donné. Il en existe deux : celui d'entrée, réalisé à la remise des clés, et celui de sortie, réalisé au départ du locataire. Les deux sont établis de façon contradictoire (en présence des deux parties ou de leurs représentants) et signés. L'état des lieux d'entrée est annexé au bail.

La comparaison entre l'état des lieux de sortie et celui d'entrée permet d'apprécier les éventuelles dégradations imputables au locataire, en tenant compte de la vétusté normale. C'est sur cette base que le bailleur peut justifier, le cas échéant, des retenues sur le dépôt de garantie. Un état des lieux précis, idéalement photographié et daté, est donc une protection essentielle. Pour un modèle gratuit couvrant l'entrée et la sortie, voir notre page état des lieux.

Ce qu'un bon état des lieux doit contenir

• L'identité des parties, l'adresse du logement et la date.
• Le relevé des compteurs (eau, électricité, gaz).
• La description détaillée de chaque pièce et de ses équipements (sols, murs, plafonds, menuiseries).
• Le nombre de clés remises.
• Des photographies annexées et la signature des deux parties.

Le dépôt de garantie

Le dépôt de garantie est une somme versée par le locataire à la signature du bail, destinée à couvrir d'éventuels manquements (loyers impayés, dégradations). Son montant est encadré : il ne peut pas excéder un mois de loyer hors charges pour une location nue, et est plus élevé en meublé. Il ne doit pas être confondu avec la caution, qui désigne la personne se portant garante du locataire.

À la fin du bail, le dépôt est restitué dans un délai d'un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et de deux mois en cas de retenues justifiées. Toute retenue doit être motivée et appuyée par des justificatifs (devis, factures, comparaison des états des lieux). Les règles de restitution, les délais et les majorations en cas de retard sont détaillés sur notre page dépôt de garantie.

À retenir : la qualité de l'état des lieux d'entrée détermine la légitimité des retenues sur le dépôt de garantie. Sans état des lieux d'entrée, le logement est présumé avoir été remis en bon état.

Documents, assurance et révision du loyer

Le cycle documentaire ne s'arrête pas au bail. Le locataire doit fournir une attestation d'assurance habitation à l'entrée, puis chaque année sur demande du bailleur. Cette obligation est un point de vigilance courant : voir notre page sur l'attestation d'assurance du locataire. Du côté du bailleur, une assurance propriétaire non occupant (PNO) et, le cas échéant, une garantie loyers impayés peuvent compléter la protection du bien. Consorces, éditeur de laubja, est immatriculé à l'ORIAS sous le numéro 25009380 en qualité d'intermédiaire d'assurance, et l'information délivrée reste strictement informative.

Enfin, pendant la vie du bail, le loyer peut être révisé une fois par an si le contrat le prévoit, dans la limite de l'évolution de l'indice de référence des loyers (IRL). Cette révision est facultative et plafonnée. Pour un logement classé F ou G au DPE, elle est gelée. La méthode de calcul est expliquée sur notre page révision de loyer IRL.

Générer ses documents gratuitement avec laubja

laubja réunit dans une seule application gratuite tous les documents du cycle locatif. Vous saisissez une fois les informations du logement et du locataire, puis l'app génère les pièces nécessaires et les tient à jour :

• Un bail conforme avec ses annexes obligatoires.
• Des quittances de loyer émises automatiquement à chaque paiement.
• Un état des lieux numérique pour l'entrée et la sortie.
• Le suivi du dépôt de garantie et de sa restitution.

L'app gère aussi le suivi des paiements, la révision IRL, la gestion du DPE et un portail locataire. Gérer ses locations en direct, sans agence, devient simple et gratuit. Pour aller plus loin sur la gestion autonome, consultez notre guide gérer ses locations sans agence.

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